IMPLEMENTASI MANAJEMEN STRATEJIK PADA PT X-SYS (XPRESSINDO SYSTEM NETWORK)

IMPLEMENTASI MANAJEMEN STRATEJIK PADA PT X-SYS

(XPRESSINDO SYSTEM NETWORK)

LAPORAN PENELITIAN

UNTUK MEMENUHI TUGAS MATAKULIAH

Manajemen Stratejik

yang dibina oleh Bapak Drs. Joko Dwi Kusumajanto, M.Si.

oleh

1.      Ruli Edi Santoso       (100413401172)

2.      Reni Rosalina            (100413401163)

3.      Santi Andreani          (100413401182)

4.      Vera Himatul N         (100413401194)

UNIVERSITAS NEGERI MALANG

FAKULTAS EKONOMI

JURUSAN MANAJEMEN

NOVEMBER 2011

BAB II

PEMBAHASAN

A.    Gambaran Tempat Observasi

PT. X-SYS (Expressindo System Network) kantor cabang Malang berlokasi di Jl. Hamid Rusdi, Ruko No. 17 Malang. Kantor pusat berlokasi di Cengkareng Jakarta Barat. PT. X-SYS berdiri pada tanggal 10 Oktober 2010 tepat pada jam 10 lewat 10 (tanggal 10/10/10 jam 10.10). PT Expressindo System Network dengan brandingnya X-sys adalah sebuah perusahaan jasa titipan domestic dengan kantor cabang di hampir seluruh propinsi di Indonesia. Pada awal berdirinya, X-sys membuka kantor cabang secara serempak di 43 kota sehingga masuk dalam rekor Museum Rekor Indonesia (MURI).

B.     Visi, Misi dan Tujuan

Visi

Menjadi ikon Perusahaan Jasa Titipan di Indonesia

Misi

1. Berperan serta dalam pembangunan ekonomi global secara aktif melalui bidang Jasa Titipan dengan didukung sumber daya manusia yang berkwalitas serta teknologi informasi tepat guna.
2. Membangun dan meningkatkan jaringan yang mandiri serta terintegrasi.
3. Mensejahterakan semua pihak yang terlibat langsung memajukan perusahaan.
4. Menciptakan lapangan kerja yang seluas-luasnya dalam rangka mewujudkan kepedulian sosial.

Tujuan

1.      Mengembangkan suatu jaringan bisnis jasa titipan domestik yang akan menopang bisnis internasional.

2.      Membangun system software yg terintegrasi dan on line di seluruh cabang maupun agen sehingga dapat mencapai target yang dituangkan dalam visi perusahaan.

C.    Struktur Organisasi dan Pembagian Tugas

Bagan X-SYS Network

Struktur Organisai PT. X- SYS Kantor Cabang Malang

                                                                                                            

JOB DESCRIPTION

1.      Branch Manager

1. a)      Menetapkan strategi penjualan dalam mencapai target yang ditentukan untuk wilayah binaannya.

1. b)      Mencatat dan mengelola data base pelanggan.

1. c)      Mengelola penjualan baik secara kredit, COD maupun tunai.

1. d)     Melaporkan dan melakukan evaluasi hasil penjualan secara berkala.

1. e)      Membina dan memotivasi staff di bawah koordinasinya agar dapat mempertahankan dan meningkatkan produktivitas kerja.

2.      Coordinator Sales Marketing

1. a)      Mengkoordinir currier atas pengiriman dan penerimaan  barang terhadap konsumen.

1. b)      Mencari relasi.

1. c)      Membina dan memotivasi staff dibawah koordinasinya agar dapat mempertahankan dan meningkatkan produktivitas kerja.

1. d)     Mempertanggungjawabkan tugas bawahan kepada Branch Manager.

3.      CO Administration dan Customer Service

Main Job CO Administration

a)      Mensuport pimpinan cabang dalam pelaporan perkembangan cabang kepada kantor pusat.

b)      Mendokumentasikan seluruh dokumen yang masuk dan yang keluar dari pimpinan cabang.

c)      Memfiling seluruh dokumen yang berhubungan dengan aktivitas kantor cabang dengan rapi dan aman.

d)     Bertanggung jawab kepada pimpinan cabang.

Main Job Curtomer Service (CS)

1. a)      Mengelola kelancaran alur komunikasi antara pelanggan dengan perusahaan.

1. b)      Mengelola dan menyediakan data dan informasi produk dan status layanan perusahaan.

1. c)      Melaporkan secara berkala kondisi hubungan perusahaan dengan pelanggan.

1. d)     Membina dan memodivikasi staff Customer Service Department agar dapat mempertahankan dan meningkatkan produktivitas kerja.

4.      CO Operational

1. a)      Memastikan penjemputan, pengolahan dan pengantaran kiriman incoming dan outgoing serta transit produk express sesuai prosedur dan standard mutu layanan yang ditetapkan perusahaan.

1. b)      memastikan data POD incoming kantor pusat telah diinput 100% secara akurat, lengkap dan benar pada sistem.

1. c)      membuat rencana dan strategi untuk meningkatkan layanan operasionaldalam menangani kiriman customer.

1. d)     memastikan efektivitas dan efisiensi waktu pelaksanaan kegiatan pick-up dan delivery berjalan dengan lancer sesuai prosedur.

1. e)      mengarahkan untuk percepatan dan keamanan proses pengiriman barang.

1. f)       mengawasi kelancaran proses pick-up dan delivery.

1. g)      meminimalisir tingkat servise failure.

1. h)      melakukan pengawasan, evaluasi dan analisa secara berkala atas mutu layanan yang menjadi tanggung jawab departemen dispatch guna peningkatan mutu layanan perusahaan kepada pelanggan.

1. i)        menjaga kerahasiaan data perusahaan dari pihak yang tidak berkepentingan.

1. j)        melakukan pengawasan, koordinasi dan pembinaan kepada seluruh staff dibawah departemennya dan melaporkan secara berkala kepada atasannya.

1. k)      bertanggung jawab kepada pimpinan direktorat terkait.

1. l)        bekerjasama dengan HRD  dalam merekrut, menguji dan mempekerjakan staff Dispatch sesuai criteria yang ditetapkan oleh atasan yang terkait.

1. m)    bekerjasama dengan departemen training dalam meningkatkan kemampuan kinerja dangan turut serta pada training-training atau pelatihan wajib yang ditetapkan perusahaan.

5.      Currier

1. a)      Melakukan proses persiapan delivery dan pelaksanaan proses delivery sesuai SOP.

1. b)      Bertanggung jawab terhadap kiriman yang terdelivery.

1. c)      Melaporkan kiriman undelivery kepada coordinator.

D.  Perencanaan Strategik

PT. X-SYS mempunyai perencanaan strategis agar mampu bersaing dengan perusahaan jasa serupa, yaitu dengan menerapkan beberapa cara yang tidak dilakukan oleh perusahaan lain. Perencanaan strategi tersebut antara lain:

1.    Teknologi Informasi Terpadu (Xsys On Line)

PT. X-SYS memanfaatkan teknologi yang berbasis internet dalam kegiatan operasionalnya untuk memudahkan karyawan dan konsumen. Pemanfaatan teknologi ini bisa membantu pelanggan untuk bisa melacak biaya pengiriman dan melacak pengiriman. Dengan adanya  teknologi ini diharapkan konsumen akan lebih loyal dan menumbuhkan kepercayaan.   

2.    Pelayanan pengirimanan prima

PT. X-SYS memberikan berbagai macam layanan pengiriminan sesuai dengan kebutuhan pelanggan dan syarat-syarat tertentu, antara lain:

·      XDAY ⇒ Kiriman sampai pada hari yang sama (untuk daerah yang dekat dengan bandara)

·      XONE ⇒ Kiriman sampai esok hari (garansi uang kembali)

·      XSURE ⇒ Kiriman Regular

·      XOthers ⇒ Hubungi kami untuk layanan lainnya sesuai kebutuhan anda

3.    Jaminan keselamatan barang

PT.X-SYS memberikan ganti rugi 100% untuk barang hilang yang disebabkan oleh kelalaian pihak X-SYS.

E.     Strategi Pencapaian Tujuan

Berdasarkan tujuan di atas, strategi yang dilakukan PT. X-SYS untuk mencapai tujuan adalah:

1.      Penjemputan Kiriman Gratis

2.      Pengecekan Kiriman Sendiri : www.xsysnet.com

3.      Garansi Uang Kembali (Layanan: Xone)

4.      Customer Service 24 Jam,

5.      Laporan Status Kiriman Via Email

6.      Armada Operasional yang memadai.

7.      Ditangani Tim Profesional & Dedikasi Tinggi

F.     Evaluasi Strategi

Menurut hasil observasi, sejauh ini pihak PT. X-SYS telah menerapkan semua perencanaan strategisnya, dibuktikan oleh bertambahnya pelanggan yang semakin loyal dan naiknya grafik pengiriman barang yang saat ini mencapai 50-60 paket per hari untuk cabang Malang.

DAFTAR RUJUKAN

David, F.R. 2009. Strategic Management Konsep. Jakarta: Salemba Empat

Makmur. 2009. Teori Manajemen Strategik dalam Pemerintahan dan Pembangunan. Jakarta: PT Refika Aditama.

PT Expressindo System Network. 2010. Nilai Dasar Perusahaan. (online) www.xsysnet.com. diakses 16 November 2011.

Syihabudin. 2009. Manajemen Strategik. Bahan Ajar tidak Diterbitkan. Malang: Jurusan Manajemen Fakultas Ekonomi Universitas Negeri Malang.